旅費規程に最低限書くべき7項目チェックリスト｜税務上有効な旅費規程の必須要件

第○条（出張の定義）

本規程において「出張」とは、業務上の必要により、勤務地（自宅を含む場合は居住地）から片道50キロメートル以上離れた場所に出向き、かつその所要時間が概ね2時間以上となる行程をいう。ただし、代表取締役が特に認める場合はこの限りでない。

2. 前項に定める出張のうち、当日中に帰着するものを「日帰り出張」、宿泊を伴うものを「宿泊出張」という。

3. 勤務地から片道50キロメートル未満の外出については「近距離出張」として別途定める額の日当を支給することができる（第○条参照）。

第○条（交通費）

出張にかかる交通費は、以下の基準により実費を支給する。

一　鉄道を利用する場合：目的地までの最合理的経路における普通運賃（特急・新幹線については指定席を利用できる。グリーン車・グランクラスは利用しない）

二　航空機を利用する場合：エコノミークラスの正規料金または割引料金。役員については、ビジネスクラスの利用を認める。

三　自家用車を利用する場合：走行距離1キロメートルあたり15円を支給する。ただし、高速道路料金・駐車料金は別途実費を支給する。

四　タクシーを利用する場合：公共交通機関の利用が困難な場合に限り実費を支給する。

2. 前項の交通費を請求する場合は、領収書またはそれに代わる証拠書類（交通系ICカードの利用明細等）を提出しなければならない。

第○条（宿泊費）

宿泊出張にかかる宿泊費は、以下の区分に応じて支給する。

2. 宿泊費は実費精算とし、宿泊施設の領収書の提出を必要とする。実際の宿泊費が前項の上限額を超える場合は、上限額を支給額とする。

3. 宿泊施設の選定にあたっては、業務に支障のない範囲で経費を節減するよう努めなければならない。

第○条（日当）

出張者には、出張1日につき次に定める日当を支給する。

※甲地方：東京都・大阪府・愛知県・神奈川県・埼玉県・千葉県・京都府・兵庫県・福岡県・北海道（札幌市）・宮城県（仙台市）およびこれに準ずる主要都市部

※乙地方：甲地方以外の地域

2. 宿泊出張において出発日および帰着日の日当は、それぞれ当該日の宿泊の有無にかかわらず、前項の日帰り出張の日当額を適用する。

3. 日当は、業務出張に伴う食事・雑費等に充てるものとし、宿泊費・交通費とは別に支給する。

第○条（旅費の支給方法）

旅費は、原則として出張後に精算書を提出し、精算に基づき支給する（後払い精算）。

2. 長期出張（5日以上）または海外出張の場合は、出張者の申請により、旅費の概算払いを行うことができる。概算払いを行った場合は、帰着後5営業日以内に精算書を提出し、精算差額を返還または追加請求しなければならない。

3. 精算書の提出が著しく遅延した場合（帰着後1ヶ月以上）は、旅費の支給を行わないことができる。

第○条（精算手続き）

出張者は、帰着後5営業日以内に旅費精算書（所定様式）を作成し、以下の書類とともに経理担当者（または代表取締役）に提出しなければならない。

一　旅費精算書（出張先・目的・日程・費用内訳を記載したもの）

二　交通費の領収書またはそれに代わる書類（交通系ICカードの利用明細等）

三　宿泊費の領収書（宿泊出張の場合）

四　出張報告書（所定様式）

2. 経理担当者（または代表取締役）は、前項の書類を受領した場合、旅費規程との整合性を確認した上で、当月または翌月の給与支払日に精算金額を支給するものとする。

3. 旅費精算書・領収書・出張報告書は、提出後7年間保存しなければならない。

第○条（改訂手続き）

本規程を改訂する場合は、代表取締役（または取締役会）の承認を要する。改訂にあたっては、改訂日・改訂内容・承認者を記録し、本規程末尾の「改訂履歴」に追記するものとする。

2. 本規程は、毎年4月1日に内容の適否を検討し、必要に応じて改訂するものとする。

3. 本規程の解釈について疑義が生じた場合は、代表取締役が判断する。

附則　本規程は○年○月○日から施行する。

【改訂履歴】

○年○月○日　第1版制定（承認者：代表取締役 ○○ ○○）