旅費規程のひな形・テンプレート
【税務調査で否認されない完全版・無料ダウンロード】

1. 旅費規程のひな形とは？テンプレートを使えばすぐ作れる

「旅費規程を作りたいけれど、どこから手をつければいいかわからない」「ひな形やサンプルがあればそのまま使いたい」──そう感じている一人社長・小規模法人の経営者は多いはずです。

旅費規程とは、会社が役員・従業員に対して支払う出張日当・宿泊費・交通費などの支給基準を定めた社内規程文書のことです。適切に整備することで、日当を非課税で受け取りながら会社側では経費（損金）として計上でき、法人税・消費税の両面で節税効果が生まれます。

しかし、旅費規程には法定の書式がなく、「何をどう書けば税務調査で否認されないのか」がわかりにくいのが実情です。そこで本記事では、一人社長・小規模法人がそのまま流用できる旅費規程ひな形テンプレートの全文を掲載し、各項目の意味・記入のポイント・注意点を詳しく解説します。

このテンプレートは「税務調査で否認されないための最低要件」を網羅した構成になっています。ただし、業種・事業規模・出張の実態によって最適な内容は異なります。具体的な金額設定や特殊な条件の追記については、必ず顧問税理士にご確認ください。

旅費規程がなぜ必要か、節税効果の仕組みを詳しく知りたい方は 旅費規程の作り方完全ガイド もあわせてご覧ください。

2. 旅費規程に必ず盛り込むべき8項目

旅費規程は自由書式ですが、税務上の要件を満たすためには以下の8項目を必ず規定しておく必要があります。いずれかが欠けていると、税務調査で「規程の内容が不十分」と指摘されるリスクがあります。

この8項目は、後述するひな形テンプレートにすべて含まれています。テンプレートを活用することで、必須項目の抜け漏れを防ぐことができます。

3. 一人社長向け旅費規程ひな形テンプレート（全文）

以下は一人社長・小規模法人向けの旅費規程ひな形テンプレートの全文です。【　】内を自社の情報・金額に書き換えてご利用ください。コピー&ペーストして使用できます。

旅費規程

制定日：【　　年　　月　　日】
最終改訂日：【　　年　　月　　日】
【会社名（正式名称）】

─────────────────────────────────────
第1章　総則
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（目的）
第1条　本規程は、【会社名】（以下「会社」という）の役員および従業員
　　　　が業務上の目的で出張する際に支払われる旅費（交通費・日当・宿泊費）
　　　　の支給基準を定めることを目的とする。

（適用範囲）
第2条　本規程は、会社の役員（代表取締役・取締役）および全従業員に
　　　　適用する。アルバイト・業務委託については別途定める。

（定義）
第3条　本規程において使用する用語の定義は以下のとおりとする。

　　　　一　「出張」とは、業務の目的をもって、会社の所在地（または
　　　　　　 通常の勤務地）から片道【20】km以上、かつ【3】時間以上
　　　　　　 を要する場所への移動をいう。
　　　　二　「日帰り出張」とは、出発当日中に帰社する出張をいう。
　　　　三　「宿泊出張」とは、1泊以上を伴う出張をいう。
　　　　四　「日当」とは、出張中の食費・雑費等を補てんするために支給
　　　　　　 する定額の手当をいう。

─────────────────────────────────────
第2章　役職区分
─────────────────────────────────────

（役職区分）
第4条　旅費の支給にあたっては、以下の役職区分を適用する。

　　　　Ａ区分：代表取締役
　　　　Ｂ区分：取締役・執行役員
　　　　Ｃ区分：管理職（課長・部長相当）
　　　　Ｄ区分：一般社員・スタッフ

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第3章　日当
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（日当の支給基準）
第5条　出張日当は、第3条第1号の出張に該当する場合に、以下の基準に
　　　　従い支給する。

　【日帰り出張の日当】
　　距離区分：片道20km以上50km未満
　　　Ａ区分：【5,000】円
　　　Ｂ区分：【3,500】円
　　　Ｃ区分：【2,500】円
　　　Ｄ区分：【2,000】円

　　距離区分：片道50km以上100km未満
　　　Ａ区分：【8,000】円
　　　Ｂ区分：【6,000】円
　　　Ｃ区分：【4,500】円
　　　Ｄ区分：【3,500】円

　　距離区分：片道100km以上
　　　Ａ区分：【12,000】円
　　　Ｂ区分：【9,000】円
　　　Ｃ区分：【7,000】円
　　　Ｄ区分：【5,500】円

　【宿泊出張の日当（日帰り日当に加算）】
　　1泊につき以下の金額を日帰り日当に加算する。
　　　Ａ区分：【5,000】円／泊
　　　Ｂ区分：【4,000】円／泊
　　　Ｃ区分：【3,000】円／泊
　　　Ｄ区分：【2,500】円／泊

（半日出張の特例）
第6条　業務の必要上、出発から帰社までの拘束時間が【4】時間以上
　　　　【8】時間未満の出張（半日出張）については、第5条に定める
　　　　日当の半額を支給する。

─────────────────────────────────────
第4章　宿泊費
─────────────────────────────────────

（宿泊費の支給基準）
第7条　宿泊出張における宿泊費は、1泊あたり以下の上限額の範囲内で
　　　　実費を精算する。

　　　　Ａ区分：【20,000】円
　　　　Ｂ区分：【15,000】円
　　　　Ｃ区分：【12,000】円
　　　　Ｄ区分：【10,000】円

2　宿泊費は原則として実費精算とし、領収書の提出を要する。
3　会社が宿泊場所を手配した場合は、会社負担とし個人精算は行わない。
4　上限額を超えた場合の差額は自己負担とする。ただし、正当な理由が
　　あり事前承認を得た場合はこの限りでない。

─────────────────────────────────────
第5章　交通費
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（交通費の支給基準）
第8条　出張に要する交通費は原則として実費を精算する。

2　鉄道・バス・船舶を利用した場合は、普通車・普通席の運賃を支給
　　する。ただし、以下の場合はグリーン車・指定席・特急料金等の使用
　　を認める。
　　一　片道2時間以上の乗車を要する場合
　　二　業務上の必要性があり事前に承認を得た場合

3　航空機を利用する場合は、原則として普通席（エコノミークラス）とする。
　　ただし、片道4時間以上の飛行を要する場合はビジネスクラスの利用
　　を認める。なお、A区分については代表取締役の判断で変更できる。

4　自家用車で出張する場合、燃料費相当として1kmあたり【15】円を
　　支給する（駐車場代・高速料金等の実費は別途精算）。

5　タクシーの利用は、公共交通機関が利用できない場合、深夜・早朝の
　　移動が業務上必要な場合、または荷物の搬送が必要な場合に限り認める。

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第6章　申請・承認手続き
─────────────────────────────────────

（出張申請）
第9条　出張を行う際は、原則として出発【3】日前までに所定の出張申請書
　　　　を提出し、承認を得なければならない。

2　緊急を要する場合は、出発前に口頭または電話等にて承認を得た上で、
　　事後速やかに申請書を提出することができる。

3　代表取締役の出張については、代表取締役本人が申請書を作成し、
　　取締役会（または同等の意思決定）の記録として保存する。

（旅費精算）
第10条　出張終了後【7】日以内に所定の旅費精算書に必要書類を添付して
　　　　 提出しなければならない。

2　提出が必要な書類は以下のとおりとする。
　　一　旅費精算書（所定の様式）
　　二　交通費・宿泊費の領収書（原本または電子データ）
　　三　出張先・移動ルートが確認できる記録（GPSデータ・地図等）
　　四　出張の業務内容がわかる記録（出張報告書、打ち合わせメモ等）

─────────────────────────────────────
第7章　証拠書類の保存
─────────────────────────────────────

（書類の保存）
第11条　出張に関する書類は、関係法令（電子帳簿保存法・法人税法等）
　　　　 に基づき、以下の方法で保存しなければならない。

　　　　一　保存期間：法人税申告期限から【7】年間
　　　　二　保存方法：紙の原本または所定の電子データ形式
　　　　三　電子保存の場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす方法で
　　　　　　行う（タイムスタンプ付与または訂正削除履歴の保存等）

2　領収書が発行されない費用（日当等）については、出張申請書・GPS
　　記録・出張先撮影写真等を証拠として保存する。

─────────────────────────────────────
第8章　雑則
─────────────────────────────────────

（規程の改廃）
第12条　本規程の制定・改廃は、代表取締役の決定（取締役会が設置されて
　　　　 いる場合は取締役会の決議）をもって行う。

（本規程に定めのない事項）
第13条　本規程に定めのない事項については、その都度代表取締役が決定する。

（施行）
第14条　本規程は【　　年　　月　　日】より施行する。

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　　　　　　　　　　　附則

本規程は、取締役【氏名】の承認のもと、上記制定日より効力を生じる。

　制定日：　　　年　　月　　日
　会社名：【　　　　　　　　　　　　　　】
　代表取締役：【　　　　　　　　　　　　】　印

4. 各項目の記入例と解説

テンプレートの各条文について、なぜその内容を規定するのか、どのように記入すればよいかを解説します。

第1条〜第3条：目的・適用範囲・定義

目的（第1条）と適用範囲（第2条）は、旅費規程が「誰のために」「何のために」作られたものかを明示する条文です。一見シンプルに見えますが、この条文があることで旅費規程が法的効力を持つ社内規程として機能します。

特に適用範囲は明確に定める必要があります。アルバイトや業務委託スタッフも出張することがある場合は、適用の可否を明示しておくことで後のトラブルを防げます。

定義（第3条）の中で最も重要なのが「出張」の定義です。

第4条〜第6条：日当・宿泊費・交通費

役職区分（第4条）は、日当の金額設定の前提となる区分です。一人社長の場合「Ａ区分（代表取締役）」のみでも構いませんが、将来の従業員採用を見越して全区分を設定しておくことを推奨します。

日当の金額・支給基準（第5条）は旅費規程の核心部分です。金額設定の根拠となる考え方は次章（第5章）で詳しく解説します。ここでは記入上の注意点を確認しておきましょう。

• 金額は「〇〇円」と具体的な数値で記載する（「相当額」「実態に応じて」など曖昧な表現は避ける）
• 距離区分の境界値を重複・脱漏なく設定する（例：20km以上50km未満 / 50km以上100km未満 / 100km以上）
• 日帰り出張と宿泊出張で別途定める場合は条文を分けるとわかりやすい

宿泊費（第7条）は「実費精算・上限あり」が最も一般的で税務上も認められやすいパターンです。上限額は「ビジネスホテル相当」として地域・役職に応じて設定します。実際の宿泊費が上限を超えた場合の差額を「自己負担とする」と明記しておくことで、過大な宿泊費計上を防ぐ仕組みになります。

交通費（第8条）は基本的に実費精算ですが、グリーン車・飛行機ビジネスクラスなどの利用基準を明示しておくことが重要です。「役職Ａ区分は常にグリーン車可」という規程では、税務上の合理性が問われる可能性があります。「2時間以上の乗車の場合」など、客観的な条件を設けることで説明力が増します。

第7条〜第8条：申請手続・証拠書類

申請・承認手続き（第9条・第10条）は、規程の実際の運用を証明するための条文です。税務調査では「旅費規程はあるが実際に運用されていた証拠がない」という指摘を受けることがあります。申請書の様式・提出期限・承認者を明記し、毎回の出張で実際に運用することが重要です。

証拠書類の保存（第11条）は、電子帳簿保存法（電帳法）の改正（2024年1月施行）を踏まえた内容にしておく必要があります。電子的に受け取った領収書（メールのPDF領収書など）は電子保存が義務化されており、一定の要件を満たした方法で保存しなければなりません。

特に注目すべきは「領収書が発行されない費用（日当）の証明方法」です。日当は現金で支払われるため、受領した側の領収書が存在しません。この場合、GPS記録・出張先の写真・出張申請書・出張報告書が唯一の証拠になります。これらの保存を義務化する条文を明記しておくことで、税務調査時の説明力が大幅に向上します。

証拠書類の保存については 税務調査で否認されないための7つのチェックポイント もあわせてご参照ください。

5. 役職別日当額の設定例（表形式）

旅費規程テンプレートの【　】内の金額をどう設定するかは、多くの方が最も悩む部分です。ここでは、税務実務上よく使われる参考値として、役職別・距離別の日当設定例を表形式で示します。

金額設定の際は、国家公務員等の旅費規程（旅費法）が1つの参考基準になります。民間企業がこれを超える水準に設定することも可能ですが、著しく高い場合は税務調査で問題になる可能性があります。詳しくは 日当の相場と税務上の目安 をご覧ください。

業種別の日当設定傾向

同じ役職・距離でも、業種によって適切な日当額は異なります。以下はあくまで業種傾向の参考例です。

6. テンプレート使用時の注意点チェックリスト

テンプレートを記入してできあがった旅費規程を使い始める前に、以下のチェックリストで抜け漏れや問題点がないか確認してください。

作成段階のチェック

• 【　】内の書き換えが完了している
  会社名・制定日・距離基準・日当金額・宿泊費上限など、すべての【　】が自社の情報に書き換えられているか確認する。
• 距離区分に重複・脱漏がない
  「20km以上50km未満」「50km以上100km未満」「100km以上」というように、どの距離帯も抜け漏れなくカバーされているか確認する。
• 日当金額が自社の実態に合っている
  設定した金額が「実際に行っている出張の実態」と乖離していないか確認する。設定したものの実際には支払っていない、または設定より多く支払っているといった状況は危険。
• 金額が社会通念上相当な範囲に収まっている
  役職Ａ区分（代表取締役）の日当が突出して高すぎないか。役員報酬の水準・会社の規模・業種の相場と比較して著しく高くないかを確認する。
• 顧問税理士の確認を得ている
  テンプレートを元にした下書きを顧問税理士に見せ、金額設定の妥当性・内容の適正さを確認してもらう。

承認・保存段階のチェック

• 取締役会（または代表者決定）の承認記録がある
  旅費規程の制定を取締役会で決議した議事録、または一人会社の場合は「代表取締役の決定書」として書面に残し保存する。
• 制定日・制定者が明記されている
  旅費規程本文に制定日・改訂日・会社名・代表者名が記載されており、いつから有効かが明確になっているか確認する。
• 旧バージョンも廃棄せず保存している
  改訂した場合は旧バージョンも廃棄せずに保存する。税務調査では「いつからその規程が存在していたか」が確認されることがある。

運用段階のチェック

• 出張のたびに申請書を作成・保存している
  旅費規程があっても、申請書・証拠書類がなければ実態の証明ができない。毎回の出張で申請書を作成し、GPS記録・領収書と一緒に保存する習慣をつける。
• 実際に支払った日当が規程の金額と一致している
  規程と実際の支払い額が乖離していないか定期的に確認する。「規程では5,000円だが実際には3,000円しか支払っていない」という状況も問題になりうる。
• 【NG】実態のない出張に日当を支払っていない
  規程があっても出張の実態がなければ意味がない。出張申請書・GPS記録・出張報告書で実態を証明できない出張への日当支払いは、税務調査で否認される可能性が高い。
• 【NG】旅費規程の改訂を怠っている
  事業エリアの変化・役職構成の変化・税制改正に合わせて最低年1回は規程内容を見直す。古い規程をそのまま使い続け、実態と乖離した状態が続くことは問題。

税務調査で旅費規程に関して指摘されるポイントの詳細は 旅費規程がない場合のリスクと対策 および 税務調査チェックリスト もご覧ください。

7. カスタマイズのポイント（業種・規模別）

本記事のテンプレートは標準的な構成をベースにしていますが、業種・事業規模・出張の実態に合わせてカスタマイズが必要な場合があります。以下は主なカスタマイズパターンです。

テレワーク・リモートワークに対応する場合

テレワーク社員がいる場合、「出張の起点」が曖昧になる問題があります。「通常の勤務地（自宅）から片道〇km以上」と明記するか、「会社所在地を起点とする」と統一するかを決めておく必要があります。前者の場合、自宅から近いクライアントへの訪問は出張にならない一方、遠方への出張は認定しやすくなります。実態に合わせて判断してください。

海外出張がある場合

本テンプレートは国内出張のみを対象としています。海外出張を行う場合は別途「海外出張旅費規程」を制定するか、本規程に追加条文を設けることを検討してください。海外出張の場合、外務省の安全情報・現地物価水準・渡航費用等を考慮した別途の金額設定が必要です。

フリーランス・業務委託に出張を依頼する場合

フリーランスや業務委託スタッフへの旅費支払いは、雇用関係がないため旅費規程をそのまま適用するのが難しい場合があります。通常は業務委託契約書に旅費の支払い基準を明記するか、別途精算合意書を作成する方法が一般的です。

一人社長・一人会社の場合の特例事項

従業員がいない一人会社の場合、旅費規程は代表取締役自身の出張に適用されます。この場合の実務上の注意点をまとめます。

8. TAXAVEでの自動生成との違い

本記事のひな形テンプレートは「コピー&ペーストしてすぐ使える」ことを重視していますが、テンプレートの手動活用とTAXAVEの自動生成機能にはいくつかの重要な違いがあります。

テンプレートを使った手動作成は「今すぐ無料で始めたい」「まずは旅費規程の全体像を把握したい」という方に向いています。一方、「税務適合チェックを受けながら作りたい」「作成後の運用（申請書・GPS記録）も一体で管理したい」という方にはTAXAVEの自動生成機能が便利です。

年間の節税効果（月8回の出張の場合、参考値で年間約37万円）と比較すると、TAXAVE年間費用（¥4,500×12ヶ月＝¥54,000）は十分に回収できる投資です。初月無料でお試しいただけますので、まずは機能をご確認ください。

9. よくある質問

10. まとめ

本記事では、一人社長・小規模法人向けの旅費規程ひな形テンプレートを全文掲載し、必須8項目・各条文の解説・役職別日当額の設定例・注意点チェックリストまで網羅的に解説しました。

最後に、旅費規程テンプレートを活用する上での重要ポイントを改めてまとめます。

• テンプレートの【　】を自社の実態に合わせてすべて書き換える
• 日当の金額は社会通念上相当な範囲で、出張の実態に合わせて設定する
• 顧問税理士に最終確認してもらってから制定する
• 取締役会の議事録または代表者決定書を作成・保存する
• 毎回の出張で申請書・GPS記録・証拠書類を残すことを徹底する
• 年に1度は規程内容と出張実態が一致しているか見直す

旅費規程の作成から運用・証拠保存まで一気通貫で管理したい方には、TAXAVEをご活用ください。ウィザード形式で旅費規程を自動生成し、GPS証拠の保存・帳票の自動作成まで一体で管理できます。月額¥4,500、初月無料でお試しいただけます。

旅費規程に関する関連記事もあわせてご覧ください。

• 旅費規程の作り方完全ガイド【2026年版】
• 旅費規程がない場合のリスクと今すぐ作るべき理由
• 日当の相場と税務上の目安
• 役職別日当額の設定ガイド
• 税務調査で否認されないための7つのチェックポイント

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